Assistant de gestion

L’assistant de gestion, souvent le véritable bras droit du chef d’entreprise 

Les petites ou moyennes entreprises (5 à 50 salariés) se développent habituellement autour des activités de la production et de celle du commerce. Ces domaines absorbent fréquemment toute l’attention des responsables, qui recherchent alors un collaborateur direct, capable d’organiser et de superviser les services administratifs de la société. L’assistant de gestion doit posséder une formation qui lui permette d’acquérir une excellente expertise des rouages administratifs, afin de mettre en place une organisation parfaite et rigoureuse. Sa capacité à gérer la fluidité de la communication est déterminante pour la vie de la société qui l’emploie. Selon le style de management du dirigeant et les aptitudes de l’assistant de gestion, il n’est pas rare que ce dernier se transforme en véritable bras droit du chef d’entreprise.

Les responsabilités d’un assistant de gestion

L’assistant de gestion met en place une organisation administrative efficace et s’assure qu’elle réponde aux besoins de l’entreprise. Il garantit la qualité des documents dont il a la responsabilité et est un acteur essentiel de la communication générale. Il évolue comme une véritable interface entre l’entreprise et son environnement, grâce à sa profonde connaissance des dossiers qu’il traite.

Les fonctions administratives : Il est indispensable de posséder une parfaite maîtrise des outils bureautiques et des techniques informatiques (tableur, traitement de textes, logiciel de présentation, base de données,…). Cette capacité lui permet d’organiser son travail. Il assure ainsi la valeur de la documentation, en contrôlant  la bonne conservation et  l’actualisation permanente des fichiers. Il gère le flux général de la communication de l’entreprise, se doit de développer une véritable capacité relationnelle et est en charge du suivi des courriers et des appels téléphoniques. Il participe à l’excellence de la relation avec les clients et avec les fournisseurs. Il traite et diffuse l’information officielle au sein de la compagnie.

Il collabore à l’administration des ressources humaines en réalisant la gestion administrative du personnel. Il s’assure de la mise à jour des dossiers du personnel relatifs aux absences, aux congés et aux évolutions de la réglementation du travail. Il intervient dans les agendas des responsables, en communiquant et en organisant les réunions, les déplacements et les voyages. Il utilise ses connaissances juridiques pour donner son avis sur des thèmes spécifiques, et favoriser la relation avec les employés.

Les fonctions comptables : Ses connaissances comptables et fiscales lui permettent de superviser toutes les opérations courantes. Il réalise tous les travaux de préparation qui ne sont pas pris en charge par un centre ou un cabinet de gestion. Il gère la facturation, la paie et la trésorerie. Il est un bon administrateur financier, qui participe à la pérennisation de l’entreprise en vérifiant la bonne utilisation des ressources disponibles. Il élabore des budgets, en anticipant des coûts et en prévoyant des ventes. Il effectue une analyse régulière des prises de risques et il alerte les dirigeants des menaces d’une transaction. Il suit les opérations courantes en relation avec les fournisseurs, les clients, les organismes sociaux et les salariés. Il gère les opérations courantes de trésorerie et assure le suivi de la relation avec les banques et les services fiscaux.

Les fonctions commerciales : Il doit être capable de prendre en charge des dossiers liés aux activités commerciales de l’entreprise. Il conseille et intervient dans la gestion des fichiers clients, dans la valeur des stocks et sur les coûts des approvisionnements et des livraisons. Ses compétences lui permettront de contribuer, plus ou moins profondément, aux avancées des dossiers. Il accueille les clients et il est souvent le relais des communications. Il peut participer à la croissance des ventes, en prospectant de nouveaux clients, en élaborant des devis et en concrétisant des contrats. Il peut aussi participer au contrôle des frais généraux, en recherchant de nouveaux fournisseurs ou en participant aux négociations. Sa connaissance d’une langue étrangère est très appréciée : l’anglais surtout est un élément qui est habituellement valorisé.

Les responsabilités qui lui sont déléguées  se caractérisent par une excellente connaissance générale et une véritable  polyvalence, où il assume une fonction de veille, de suivi et d’alerte. Il a un rôle sur l’ensemble des activités tertiaires de l’entreprise.

Les formations pour le métier d’assistant de gestion

Ses études doivent lui permettre de mettre en œuvre ses compétences professionnelles. Il doit donc posséder une très bonne culture générale qui lui permette de s’exprimer sans aucune erreur. Il doit, bien évidemment, dominer les procédures administratives. Ses connaissances juridiques et économiques seront souvent requises au sein de l’entreprise. On valorisera ses qualités de rigueur, de méthode et d’organisation, mais aussi sa discrétion, son initiative et son autorité.

Différentes formations professionnelles préparent à ce métier. Le Bac STG (sciences des techniques de gestion) est particulièrement conseillé ; il aborde la communication, les ressources humaines, la comptabilité et les finances d’entreprise, ainsi que la gestion des systèmes d’information. Dans le cas d’un bac +2, le BTS assistant de gestion PME/PMI est proposé par certains sites de formations. Les entreprises admettent aussi les BTS suivants : le BTS assistant de direction, le BTS comptabilité et gestion des organisations ou le BTS assistant de manager.  Dans le choix des DUT, on signale le DUT gestion administrative et commerciale, le DUT gestion des entreprises et des administrations (option PME), le DUT finance-comptabilité et le DUT ressources humaines.

Les BTS sont accessibles en apprentissage et en alternance, dans le cadre des contrats de professionnalisation. Le salaire mensuel brut d’un assistant de gestion qui débute se situe légèrement en dessous de  2 000€, mais selon ses compétences, il peut très vite se situer aux alentours de 2 300 €. Ces montants varient selon le type d’activités de l’entreprise. Enfin, grâce à l’étendue de ses connaissances et avec l’expérience acquise, il est fréquent de le voir évoluer vers des postes plus importants, de responsable ou de directeur de services.